نظام آراستگی ۵S چیست؟

نظام آراستگی ۵S چیست؟

نظام آراستگی ۵S برای نخستین بار در کشور ژاپن و سپس در سایر کشور ها شکل گرفت. سیستم مدیریت ۵S در واقع سیستمی برای بهسازی و آراستگی در محیط می باشد. (تفاوتی نمی کند این محیط، محیط کار است، محیط خانه است و یا حتی خودرو شخصی)

نظام آراستگی ۵S مجموعه‌ اصول برای ایجاد نظم مناسب در محل کار است. این اصول که همه افراد کسب‌و‌کار را دربر‌می‌گیرد بر روی حذف مواد و لوازم غیرضروری، قرار دادن همه چیز در جای مناسب خود و استاندارد‌سازی شیوه‌های نگهداری از محیط کار تاکید زیادی دارد. این سیستم کمک می کند، همواره محیطی آراسته داشته باشیم.

این نظام شامل ۵ مرحله می باشد:

ساماندهی (Seiri): تفکیک ضروری از غیر ضروری

نظم و ترتیب (Seiton): مرتب کردم و مشخص کردن مکان هر وسیله ای

نظافت (Seiso): تمیز کاری و نگهداری محیط به صورت همواره تمیز

استانداردسازی(Seiketsu): تدوین دستورالعمل ها و استانداردها برای حفظ و تداوم آراستگی

انضباط(Shitsuke): فرهنگ سازی برای انجام عادت افراد به انجام صحیح کارها

۵ گام نظام آراستگی ۵S

۱. سازمان‌دهی / seiri

اولین مرحله از سیستم مدیریت ۵S ، «سِیری / seiri» است که به «سازمان‌دهی» یا «مرتب‌سازی» ترجمه می‌شود. این مرحله شامل سازماندهی هر چیزی است که در محیط کاری قرار دارد و تشخیص موارد مورد نیاز برای ماندن در محل و انجام اقدامات مورد نیاز است. (تفکیک ضروری از غیر ضروری). اگر یک ابزار، قطعه‌ای از تجهیزات، غیر ضروری باشد، در این مرحله حذف می‌شود.

۲. نظم و ترتیب / Seiton

پس از سازمان‌دهی و مرتب‌سازی اقلام موجود در محل کار، نوبت «سیتون / Seiton» می‌شود، که به معنی «نظم و ترتیب» است. در این مرحله، تجهیزات، ابزارها و… را که در محیط باقی مانده را به منطقی‌ترین روش ممکن مرتب می‌کنید. هدف نهایی این مرحله حصول اطمینان از استفاده تا حد امکان آسان از محیط کار با حذف اتلاف‌ها، مانند جابه‌جایی‌ها و زمان‌های انتظار است.

۳. پاکیزه‌سازی / seiso

بعد از نظم دادن و مرتب‌سازی اقلام در یک نظام منطقی نوبت به «پاکیزه‌سازی» می‌رسد. مرحله سوم، «سیسو / seiso» نام دارد که به معنای «تمیزی»  می‌‌باشد. بخش عمده‌ای از بخش «پاکیزه‌سازی» به راه انداختن کارزاری برای تمیز کردن محیط کار است که شامل: جارو کردن، تمیز کردن، دستمال کشیدن، گردگیری و … میباشد.

نکته مهم این است که پاکیزه‌سازی نه تنها شامل تمیز کردن میشود، بلکه شامل نگهداری پیشگیرانه نیز می‌شود. بخشی از نگهداری مناسب محیط محل کار اطمینان از این است که تجهیزات به درستی کار کنند. و این به نگهداری مداوم و تعویض قطعات فرسوده نیاز دارد.

۴. استانداردسازی / seiketsu

بعد از سازماندهی، مرتب‌سازی و تمیز کردن فضای کار، نوبت به استانداردسازی می‌رسد. حال وقت آن است که این فعالیت ها را به یک روش استاندارد تبدیل کنید. تمیز کردن و مرتب‌سازی تنها یک‌بار انجام نمی‌شود، بلکه عملی است که باید طور مداوم تکرار ‌شود.

به همین دلیل، مرحله چهارم در ۵S «سیکتسو / seiketsu» است، که به «استاندارد‌سازی» ترجمه می‌شود، و هدف از استاندارد سازی در سیستم مدیریت 5s ایجاد روند‌های عملیاتی استانداردی است که پشتیبان یک محیط کار کارآمد و منظم باشد. این امر ممکن است به شکل علائم و نشانه‌های بصری، دستورالعمل‌ها، نمودارها،  چک‌لیست‌های گوناگون و… باشد. در این مرحله، به خصوص در شروع آن ایجاد یادآورهای منظم ضروری خواهند بود.

نکته: اختصاص چند دقیقه در هر روز برای انجام وظایف مربوط به نظام آراستگی ۵S می‌تواند به تبدیل شدن آن به یک بخش روتین از روز کاری کارکنان شما کمک کند.

مهم‌ترین مولفه استانداردسازی این است که سه مرحله اول تا حد امکان تکرار شوند. ممکن است مدتی طول بکشد تا این روش‌ها به کار گرفته و بخشی از فرهنگ شما شوند. احتمالاً نیاز به زمان زیاد و آموزش مکرر باشد تا افراد بتوانند به طور پیوسته از چک لیست‌ها استفاده کنند.

۵. حفظ و نگهداری / پایداری / shitsuk

پنجمین S در سیستم مدیریت ۵S و آخرین آن «شیتسوکه / shitsuk» است، که ترجمه‌ی آن «انضباط» می‌شود. در ۵S، به آن «حفظ و نگهداری» گفته می‌شود و هدف در آن این است که کل روش را به بخشی دائمی از شیوه‌های کاری خود بدل کنید.

هدف مرحله حفظ و نگهداری این است که کل فرآیند ۵S را پایدار سازد. بخش عمده‌ای از این مرحله حصول اطمینان از درگیر ساختن همهٔ افراد از جمله مدیران و رهبران سازمان در فرایند ۵S است. هیچ‌کس نباید از سیستم ۵S معاف باشد و اجرای فعالیت‌ها و فرایندهایی که موجب ادامهٔ اجرای ۵S می‌شود به مدیران بستگی دارد.

عوامل تاثیرگذار در اجرای سیستم مدیریت ۵S:

عوامل متعددی در اجرای نظام آراستگی ۵S ، تاثیر می گذارند. شدت این تاثیر وابسته به عوامل و شرایط و ماهیت خاص هر سازمانی است.

به طور کلی می توان این عوامل را در پنج دسته طبقه بندی نمود:

1- عوامل برون سازمانی

2- عوامل درون سازمانی

3- عوامل فردی

4- عوامل کاری

5- عوامل سیستمی

اهداف ‌نظام آراستگی ۵S

هدف اصلی سیستم ۵S ، اطمینان از این است که محل کار تا حد ممکن منظم و منطقی باشد. هر چیزی که لازم نباشد یا غیرضروری باشد، حذف می‌شود، تمامی اقلام در جایی که به آن‌ها نیاز است قرار داده می‌شوند. با اجرای سیستم ۵s محیط کار تمیز و عاری از بی‌نظمی میشود. علاوه بر موارد ذکر شده در این مقاله، سیستم ۵S طراحی شده تا به صورت روزانه اجرا شود و به همین خاطر بهبود مستمر را تقویت می‌کند.

مزایای اجرای نظام آراستگی ۵S :

کاهش زمان نصب

کاهش زمان چرخه

کاهش حوادث

کاهش ضایعات

افزایش امنیت

لذت بخش شدن محیط کار

رسیدن به استانداردهای جهانی

افزایش فضای اداری در محیط کار